Η ΑΑΔΕ συγκέντρωσε σε έναν πλήρη πρακτικό οδηγό 86 σημείων όλα τα βήματα που χρειάζεται να ξέρει ο κληρονόμος πριν πατήσει «υποβολή»: πότε η δήλωση εκκαθαρίζεται αυτόματα, πότε περνά σε υπάλληλο για έλεγχο, τι σημαίνουν τα λάθη στον ΑΤΑΚ ή στον ΚΑΕΚ, τι πρέπει να δηλωθεί χωριστά και πότε ενεργοποιείται η απαλλαγή πρώτης κατοικίας.
Αρμόδια υπηρεσία για την υπόθεση είναι η τελευταία δηλωμένη κατοικία του κληρονομούμενου, ενώ για Αττική και Θεσσαλονίκη αναλαμβάνει το τοπικό ΚΕΦΟΚ.
Οι καθαρές υποθέσεις –κινητά και ακίνητα εντός αντικειμενικού– υποβάλλονται απευθείας στο myPROPERTY, είτε από τον κληρονόμο είτε από τον συμβολαιογράφο όταν υπάρχει πράξη αποδοχής. Με την υποβολή η εκκαθάριση γίνεται αυτόματα, εκδίδεται πράξη προσδιορισμού και ταυτότητα οφειλής, και ο κληρονόμος μπορεί να δει άμεσα τον φόρο του.
Η εφαρμογή επιτρέπει προσωρινή αποθήκευση, έλεγχο, αναζήτηση δήλωσης και εκτύπωση σε όλα τα στάδια. Κάθε δήλωση αφορά ένα ζεύγος κληρονομούμενου–κληρονόμου και μία αιτία κτήσης, ενώ αν υπάρχει και διαθήκη και εξ αδιαθέτου κληρονομιά, γίνονται δύο χωριστές δηλώσεις.
Με την εισαγωγή ΑΤΑΚ εμφανίζονται αυτόματα τα στοιχεία από τον ΕΝΦΙΑ. Αν υπάρχει λάθος, δεν διορθώνεται στην εφαρμογή. H διόρθωση γίνεται μόνο στη ΔΟΥ. Για αποκλειστική χρήση που δεν δηλώνεται στο Ε9, ακίνητα που άλλαξαν κατάσταση μέσα στο έτος ή περιπτώσεις χωρίς ΑΤΑΚ, χρησιμοποιείται η επιλογή «Χωρίς ΑΤΑΚ» με αναλυτική περιγραφή. Σε περιοχές με ΚΑΕΚ, ο κωδικός καταχωρείται υποχρεωτικά — αν είναι λάθος, η εφαρμογή βγάζει προειδοποιήσεις και η δήλωση δεν ολοκληρώνεται.
Για την απαλλαγή πρώτης κατοικίας, η ομαδοποίηση ακινήτων είναι καθοριστική: κατοικία, αποθήκη και θέση στάθμευσης δηλώνονται ως ενιαίο σύνολο, ώστε η εφαρμογή να εφαρμόσει αυτόματα τα πρώτα 20 τ.μ. που απαλλάσσονται σε αποθήκη ή στάθμευση, με τα υπόλοιπα να φορολογούνται. Όσοι έχουν λάβει παλαιότερα απαλλαγή και την έχουν άρει πρέπει να επιλέξουν «Απαλλαγή Α’ Κατοικίας άλλη φορά» και να καταχωρίσουν τα στοιχεία της άρσης.
Οι πιο σύνθετες υποθέσεις –ακίνητα εκτός αντικειμενικού, αγροτεμάχια με ειδικές αξίες, αιτήματα αναβολής φορολογίας, κινητά που δεν εξασφαλίζουν δόσεις, περιπτώσεις που απαιτούν εγγυητική επιστολή– υποβάλλονται μέσω «Δήλωσης Φόρου Κληρονομιάς μέσω ΔΟΥ». Εκεί η δήλωση δεν εκκαθαρίζεται αυτόματα· εξετάζεται από υπάλληλο της ΔΟΥ/ΚΕΦΟΚ, ο οποίος προσδιορίζει τον φόρο. Αν μια υπόθεση ξεκινήσει στη ΔΟΥ, όλες οι επόμενες τροποποιητικές γίνονται υποχρεωτικά από εκεί.
Ο συμβολαιογράφος συμπληρώνει ηλεκτρονικά τη δήλωση μόνο όταν πρόκειται να συνταχθεί πράξη αποδοχής. Μπορεί να αποθηκεύει προσωρινά, να διορθώνει, να διαγράφει και να αποστέλλει τη δήλωση στον κληρονόμο για αποδοχή. Μετά την αποδοχή, η διαχείρισή του περιορίζεται στην επισύναψη δικαιολογητικών — τα οποία, σε δηλώσεις με συμβόλαιο, τα ανεβάζει αποκλειστικά ο ίδιος — και στην καταχώριση του συμβολαίου. Λάθος σε ακίνητο διορθώνεται μόνο με διαγραφή του αντίστοιχου ΦΥΑΑ.
Οι τροποποιητικές δηλώσεις λειτουργούν ως «νέα έκδοση» της αρχικής: περιλαμβάνουν πάντα όλα τα στοιχεία, σωστά και λανθασμένα, και ενημερώνονται μόνο τα σημεία που αλλάζουν. Δεν υπάρχει «μερική» τροποποίηση. Αν η τροποποιητική δείξει διαφορετικό φόρο, βεβαιώνεται μόνο η διαφορά· αν μειωθεί ο φόρος, εκδίδεται ΑΦΕΚ.
Ο φόρος κληρονομιάς καταβάλλεται σε έως 12 διμηνιαίες δόσεις (ή 24 για ανήλικους), με ελάχιστο ποσό δόσης 500 ευρώ. Με εφάπαξ εξόφληση στην πρώτη προθεσμία εφαρμόζεται έκπτωση 5%. Αν η δήλωση αφορά μόνο κινητά και η εφαρμογή κρίνει ότι δεν διασφαλίζεται η πληρωμή σε δόσεις, ο φόρος πρέπει να καταβληθεί μέσα σε τρεις εργάσιμες ημέρες — διαφορετικά η υπόθεση πρέπει να εξεταστεί από τη ΔΟΥ με εμπράγματη ασφάλεια ή εγγυητική επιστολή. Οι πληρωμές γίνονται μέσω web banking, χρεωστικής κάρτας ή IRIS· πιστωτική κάρτα δεν γίνεται δεκτή.
Ο κληρονόμος ενημερώνεται με μηνύματα στο myAADE για αποδοχή, απόρριψη, φόρο και προθεσμίες πληρωμής, ενώ μπορεί να εκτυπώσει τη δήλωση, την πράξη προσδιορισμού, την ταυτότητα οφειλής και —όταν η δήλωση είναι αφορολόγητη ή έχει εξοφληθεί— το πιστοποιητικό του άρθρου 102 (πρώην 105), χωρίς καμία επίσκεψη στη ΔΟΥ.
